온라인 논문투고 시스템Hi Story, Vol.01, No.02 2019/08

학회의 든든한 프로세스 동반자
온라인 논문투고 시스템

본호에서는 학회활동에서 빠질 수 없이 중요한 논문투고에 대해 알아보는 시간을 가져보려 합니다. 국내외 수없이 많은 학회들이 존재하고 있으며, 각기 다양한 방법으로 활발한 활동을 하고 있습니다. 학회 회원의 수나 학술 활동의 빈도보다 학회에 투고된 논문의 양과 질이 학회를 평가하는 중요한 기준이 되고 있습니다.

일반적인 논문투고 방식을 살펴보자면 투고자는 학회사이트 또는 사무국으로 연락하여 논문투고 양식을 다운 또는 전달을 받아 작성을 합니다. 그리고 학회 사무국 또는 편집위원장 이메일로 투고 신청서 및 각종 필요 서류와 논문을 전송 합니다. 이메일을 받은 편집위원장은 내용을 확인한 후에 승인 또는 거절을 하여 당사자에게 통보를 합니다. 승인이 되었다면 편집위원장은 학회 편집위원에게 내용을 전달을 하고 편집위원은 논문을 심사할 심사위원을 선정하여 내용을 전달합니다. 심사위원은 심사를 승인 또는 거절을 할 수 있습니다. 거절할 경우 편집위원에게 다른 심사위원을 선정하도록 안내합니다. 승인이 된 논문은 심사위원으로부터 심사를 받고 수정 또는 보완할 부분이 체크되어 편집위원에게 통보됩니다. 여러 심사위원들의 심사내용을 종합하여 편집위원이 최종 검토를 하여 편집위원장에게 통보합니다. 편집위원장이 논문에 대해 게재가 또는 게재불가 판정을 내리고 해당 내용들은 투고자에게 통보가 됩니다. 게재가 판정일 경우 투고자는 추가로 필요서류 및 게재료 등을 추가로 전달하게 됩니다. 이와 같은 모든 프로세스가 과거에는 오프라인 또는 이메일로 이루어지기 때문에 전체적인 시간이 많이 소요되고 사무국 간사 및 편집위원회의 많은 업무량을 요구하는 불편함이 많았었습니다.

논문투고 방식이 오프라인으로 진행되면서 원활한 커뮤니케이션이 이뤄지지 않아 잦은 누락이 발생하고 투고자, 편집위원장, 편집위원, 심사위원 개개인이 따로 히스토리를 관리해야 하는 문제점들이 있었습니다. 이러한 문제점들을 해결하기 위해 당사에서는 독자적인 온라인논문투고 시스템을 개발하게 되었습니다. 많은 학회에서 운영되고 있는 논문투고 프로세스를 분석하고, 각 학회의 상황에 맞도록 맞춤형 온라인논문투고 시스템이 적용될 수 있도록 하였으며, 학술지평가 기준에 적절하도록 기능을 구성하였습니다. 앞서 언급된 문제점들을 1차적으로 해결하기 위해 다음과 같이 개발이 되었습니다.

자동메일

(1) 자동메일을 도입하여 논문이 투고되는 순간부터 편집위원장 판정까지 가는 일련의 과정에서 각각의 상황에 맞는 당사자에게 자동으로 메일이 발송되도록 하여 모든 진행상황을 확인할 수 있도록 하였습니다. 메일을 받은 담당자는 즉각적으로 대응을 할 수 있었으며 그로 인해 커뮤니케이션 오류를 최소화 시킬 수 있었습니다.

온라인을 통한 프로세스

(2) 온라인을 통하여 모든 프로세스가 진행되며, 제출된 논문을 포함하여 모든 데이터들이 DB화 되기 때문에 데이터의 보존과 열람 등이 매우 용이하게 되었습니다. 또한 모든 과정들이 자동화가 되어 보다 신속한 논문투고 및 심사가 가능하게 되었습니다.

전자결제시스템

3) 전자결제 시스템을 도입하여 논문제출 및 심사 후 논문심사료 또는 게재료 납부를 자동화 하였습니다. 과거 심사료 또는 게재료를 학회 계좌로 무통장 납부하던 방식은 입금자가 상이하여 결제 확인에 어려움이 있는 것은 물론, 납부 상황이 실시간으로 확인이 되지 않기 때문에 즉각적인 업무 처리가 불가능한 문제점들이 있었습니다. 이러한 문제점을 인터넷결제를 통하여 보다 정확하고 신속한 업무가 가능하도록 해결하였습니다.

기대효과

오프라인 논문투고와는 다르게 투고자에게 접근성이 용이하여 더 많은 양의 논문 심사가가능하게 됩니다. 논문투고의 양이 많아지면 그만큼 좋은 내용의 논문도 더 많아져 양 과 질 두 마리의 토끼를 잡을 수 있을 것 입니다. 온라인의 가장 큰 특징은 모든 과정을 저장 및 관리할 수 있다는 점입니다. 그로 인해 정확한 데이터를 기반으로 통계 모니터링이 가능합니다. 지금도 당사에서 개발된 “온라인논문투고 시스템 Ver3.0”은 이미 많은 학회에 탑재가 되어 사용되고 있으며, 현재에도 여러 학회들을 대상으로 기능의 커스터마이징과 탑재 업무가 진행되고 있습니다. 또한 사용자 편의를 위해 지속적으로 업그레이드 되고 있으며 대한민국의 모든 학회들이 보다 편리하고 효과적인 논문투고와 심사 프로세스가 가능할 수 있도록 든든한 동반자가 되겠습니다.

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